AMÉLIORATION DE LA GESTION DE STOCK DES DISPOSITIFS MÉDICAUX (DM) : DES OUTILS OUI MAIS DE L’HUMAIN AUSSI !
Réf. 031 DM
Charlotte DEBRAINE1, Gabrielle FOY1, Agnès ETIENNE1, Emmanuelle TRUBERT1, Eliza BARRET1, Helène LEVERT1, Pierre FAURE1
1 : Pharmacie, Saint Louis, 1 avenue Claude Vellefaux, 75010 PARIS
Résumé du poster
Introduction : La gestion de stock des DM peut être un véritable challenge et de nombreux écarts de stock sont mis en évidence à l’issue des inventaires annuels. Différentes mesures d’amélioration ont été mises en place dans l’unité des DM depuis 2010. Nous avons voulu mesurer l’impact de l’installation de 2 stockeurs rotatifs (SR) et du logiciel Copilote ainsi que la mise en place du contrôle quotidien et exhaustif par 2 préparateurs en pharmacie (PPH) et 1 externe en pharmacie, des commandes de DM pour les services.
Matériels & méthode : Les écarts de stock supérieur à 5 % ont été comptabilisés de 2010 à 2014 à l’aide des inventaires réalisés annuellement. Les références concernées par un écart de stock supérieur à 5 % ont été analysées pour les années 2012, 2013 et 2014. En moyenne, l’unité prépare 11 armoires ou chariots par jour auxquelles se rajoutent 20 à 25 lignes de DM en demande urgente. Le temps consacré à la vérification des commandes a été évalué.
Résultats & discussion : Le pourcentage de références inventoriées avec un écart de stock supérieur à 5 % était de 39,5 % en 2010. En 2011, suite à l’installation de 2 SR en octobre 2010, ce pourcentage était de 26,9 %. L’installation du logiciel Copilote et le contrôle systématique des dispensations depuis mars 2012 a permis une diminution des écarts de stock supérieur à 5 % à 24 % en 2012 puis à 11% en 2013 et 11,2 % en 2014. L’analyse des références concernées par un écart de stock supérieur à 5 % en 2012, 2013 et 2014 a montré que 70% de ces références sont stockés hors SR et 9 références sont communes sur ces 3 années. Le temps consacré à la vérification des commandes est au minimum de 2h40 par jour.
Conclusion : Depuis 2010, le pourcentage d’écarts de stock a fortement baissé pour attendre 11 % en 2014. L’implication des PPH pour le contrôle des commandes représente un temps important, mais permet de sécuriser le circuit car chaque DM dispensé est vérifié. Les erreurs relevées par les PPH permettent de cibler les causes possibles d’erreur, de proposer des mesures correctives (modification des emplacements, affichage pour le personnel) et surtout de vérifier l’adéquation de la demande en fonction du service et des références disponibles. L’efficacité du contrôle effectué par l’équipe nous a permis de diminuer les écarts de stock de manière significative et justifie de maintenir cette activité dans le service. De plus cette étude a permis la mise en évidence des références les plus concernées par des écarts de stock qui devront faire l’objet d’une attention plus importante. L’identification des causes possibles d’écarts ainsi que la mise en place de mesures correctives devrait améliorer nos résultats en 2015. Un dernier axe d’amélioration de la gestion des stocks serait la mise en place de tablettes mobiles pour la saisie directe des modifications apportées à la commande.
Mots clés : Dispositifs médicaux, gestion , stock
Matériels & méthode : Les écarts de stock supérieur à 5 % ont été comptabilisés de 2010 à 2014 à l’aide des inventaires réalisés annuellement. Les références concernées par un écart de stock supérieur à 5 % ont été analysées pour les années 2012, 2013 et 2014. En moyenne, l’unité prépare 11 armoires ou chariots par jour auxquelles se rajoutent 20 à 25 lignes de DM en demande urgente. Le temps consacré à la vérification des commandes a été évalué.
Résultats & discussion : Le pourcentage de références inventoriées avec un écart de stock supérieur à 5 % était de 39,5 % en 2010. En 2011, suite à l’installation de 2 SR en octobre 2010, ce pourcentage était de 26,9 %. L’installation du logiciel Copilote et le contrôle systématique des dispensations depuis mars 2012 a permis une diminution des écarts de stock supérieur à 5 % à 24 % en 2012 puis à 11% en 2013 et 11,2 % en 2014. L’analyse des références concernées par un écart de stock supérieur à 5 % en 2012, 2013 et 2014 a montré que 70% de ces références sont stockés hors SR et 9 références sont communes sur ces 3 années. Le temps consacré à la vérification des commandes est au minimum de 2h40 par jour.
Conclusion : Depuis 2010, le pourcentage d’écarts de stock a fortement baissé pour attendre 11 % en 2014. L’implication des PPH pour le contrôle des commandes représente un temps important, mais permet de sécuriser le circuit car chaque DM dispensé est vérifié. Les erreurs relevées par les PPH permettent de cibler les causes possibles d’erreur, de proposer des mesures correctives (modification des emplacements, affichage pour le personnel) et surtout de vérifier l’adéquation de la demande en fonction du service et des références disponibles. L’efficacité du contrôle effectué par l’équipe nous a permis de diminuer les écarts de stock de manière significative et justifie de maintenir cette activité dans le service. De plus cette étude a permis la mise en évidence des références les plus concernées par des écarts de stock qui devront faire l’objet d’une attention plus importante. L’identification des causes possibles d’écarts ainsi que la mise en place de mesures correctives devrait améliorer nos résultats en 2015. Un dernier axe d’amélioration de la gestion des stocks serait la mise en place de tablettes mobiles pour la saisie directe des modifications apportées à la commande.
Mots clés : Dispositifs médicaux, gestion , stock