RUPTURES DE DISPOSITIFS MÉDICAUX : LE TEMPS EST COMPTÉ !
Réf. 003 DM
Virginie DEROCHE1, Claire PHAN1, Emmanuelle ROC1, Sophie GRANDJEAN1, Samia ARAB1, Sophie MOLINELLI1, Stéphanie POULLAIN1
1 : Pharmacie, Centre Hospitalier Intercommunal de Créteil, 40 avenue de Verdun, 94000 Créteil
Voir le poster complet
Résumé du poster
Introduction : Le contexte économique actuel (Covid, guerre en Ukraine) a pour conséquence de nombreuses ruptures prolongées de dispositifs médicaux (DM). En raison de ruptures récurrentes de matières premières, pertes de marquage CE ou encore augmentation des coûts de production et de transport, l’approvisionnement de certains DM en est fortement impacté. L’évolution du nombre de ruptures et du temps qui leur est consacré a été étudié afin d’en optimiser le suivi et la gestion pour assurer la continuité des soins.
Matériels & méthode : Durant un an, les ruptures de DM et leurs équivalences ont été recueillies sous forme d’un tableau Excel®, diffusé chaque semaine à tous les cadres de santé de l’hôpital. Le temps consacré aux ruptures (appels, mails, réunions) a également été recensé par chaque acteur du circuit au sein de la pharmacie sur six mois. Cette équipe se compose de deux pharmaciens, d’une interne en pharmacie et de trois préparateurs. Ces données ont été extraites puis analysées de façon rétrospective.
Résultats & discussion : Le temps moyen hebdomadaire consacré aux ruptures par l’équipe s’élève à 6,9h. Sur la période de février 2022 à janvier 2023, on dénombre en moyenne 40 références en rupture par mois [min = 21 ; max = 76]. Ce nombre est plus faible en été par rapport à la saison hivernale. Le pourcentage moyen d’équivalences trouvées parmi les références en rupture est de 66,8%. Ce pourcentage diminue en hiver (48%) et est supérieur en période estivale (82%). L’absence de substitution à proposer se justifie par un arrêt de fabrication, une perte de marquage CE, une captivité du DM, un problème d’acheminement ou encore une absence d’alternative. Les services les plus impactés sont successivement le bloc opératoire qui comptabilise 78% des références en rupture, la radiologie (8%), les réanimations adulte (6%), néonatale (6%) et l’anesthésie (4%). La diffusion du tableau des ruptures toutes les semaines a considérablement diminué le nombre d’appels des services et réduit les interruptions de taches des préparateurs. Le nombre de ruptures tend à diminuer en été en raison de la diminution de l’activité et donc de la consommation de certains DM. Le temps moyen consacré aux ruptures reste malgré tout sous-estimé car des difficultés voire des oublis de recueil ont été notifiés.
Conclusion : Bien que la mise à jour de ce tableau des ruptures soit chronophage, il représente néanmoins un gain de temps global dans la gestion de ruptures récurrentes. Le recensement des ruptures a permis de concevoir une base de données interne des équivalences trouvées en incluant l’avis des praticiens. Cette base de données en cours d’optimisation permettra à l’avenir de mieux gérer les ruptures et pourra également être utilisée dans les procédures de choix lors des prochains appels d’offres.
Mots clés : ruptures, temps, équivalences
Matériels & méthode : Durant un an, les ruptures de DM et leurs équivalences ont été recueillies sous forme d’un tableau Excel®, diffusé chaque semaine à tous les cadres de santé de l’hôpital. Le temps consacré aux ruptures (appels, mails, réunions) a également été recensé par chaque acteur du circuit au sein de la pharmacie sur six mois. Cette équipe se compose de deux pharmaciens, d’une interne en pharmacie et de trois préparateurs. Ces données ont été extraites puis analysées de façon rétrospective.
Résultats & discussion : Le temps moyen hebdomadaire consacré aux ruptures par l’équipe s’élève à 6,9h. Sur la période de février 2022 à janvier 2023, on dénombre en moyenne 40 références en rupture par mois [min = 21 ; max = 76]. Ce nombre est plus faible en été par rapport à la saison hivernale. Le pourcentage moyen d’équivalences trouvées parmi les références en rupture est de 66,8%. Ce pourcentage diminue en hiver (48%) et est supérieur en période estivale (82%). L’absence de substitution à proposer se justifie par un arrêt de fabrication, une perte de marquage CE, une captivité du DM, un problème d’acheminement ou encore une absence d’alternative. Les services les plus impactés sont successivement le bloc opératoire qui comptabilise 78% des références en rupture, la radiologie (8%), les réanimations adulte (6%), néonatale (6%) et l’anesthésie (4%). La diffusion du tableau des ruptures toutes les semaines a considérablement diminué le nombre d’appels des services et réduit les interruptions de taches des préparateurs. Le nombre de ruptures tend à diminuer en été en raison de la diminution de l’activité et donc de la consommation de certains DM. Le temps moyen consacré aux ruptures reste malgré tout sous-estimé car des difficultés voire des oublis de recueil ont été notifiés.
Conclusion : Bien que la mise à jour de ce tableau des ruptures soit chronophage, il représente néanmoins un gain de temps global dans la gestion de ruptures récurrentes. Le recensement des ruptures a permis de concevoir une base de données interne des équivalences trouvées en incluant l’avis des praticiens. Cette base de données en cours d’optimisation permettra à l’avenir de mieux gérer les ruptures et pourra également être utilisée dans les procédures de choix lors des prochains appels d’offres.
Mots clés : ruptures, temps, équivalences