VITE ET MIEUX : VALIDATION D’UNE METHODE AUTOMATISEE FIABLE ET PERFORMANTE DE RECUEIL D’INDICATEURS EN URCC
Réf. 042 I
Charles ROSEAU1, Philippe BRETON1, Mathilde EMONET1
1 : Pharmacie et Stérilisation, Centre Hospitalier de Blois, Mail Pierre Charlot, 41000 Blois
Résumé du poster
Introduction : Le suivi des indicateurs d’activité et de performance est indispensable au pilotage de l’ensemble du processus de production. Notre méthode manuelle actuelle, tout en étant peu reproductible et chronophage, entrainait une latence trop importante quant à la mise à disposition des indicateurs. L’objectif était de valider une nouvelle méthode automatisée de recueil d’indicateurs plus performante afin d’identifier les axes d’améliorations dans notre processus de production et dans notre interface avec nos clients.
Matériels & méthode : Les indicateurs mesurés étaient :
• production : activité quotidienne, mensuelle, par discipline clinique…
• performance : le délai de mise à disposition et non-conformité…
• pharmacie clinique : validation pharmaceutique…
Tous ces indicateurs ont été modélisés dans Excel. Les données étaient issues de l’ordonnancier ou des requêtes statistiques du logiciel CHIMIO® version 5.7. La validation de la méthode s’est faite par comparaison avec les anciens indicateurs sur une même période de temps.
L’étude des axes d’amélioration et de l’interface client/ fournisseur a porté sur l’analyse des délais de livraisons et sur le pourcentage de molécules traceuses hors délais, ainsi que sur la répartition de la production journalière de janvier à juin 2018 pour l’hôpital de jours (HDJ).
Afin d’assurer la standardisation et la reproductibilité de la méthode automatisée, une procédure détaillant l’obtention des indicateurs a été formalisé, puis testée par plusieurs opérateurs.
Résultats & discussion : Les indicateurs obtenus avec la deuxième méthode n’ont pas mis en évidence de différence significative, permettant de valider cette méthode. Elle est plus efficiente (5 min mensuel vs 2h), reproductible et fiable quel que soit l’opérateur, grâce à l’utilisation de la procédure de recueil.
Les axes d’améliorations identifiés ont été :
• l’amélioration des délais de livraisons à l’HDJ : le taux moyen de molécules livrés hors délais de janvier à juin était de 13% avec un pic de 20,2% en juin
• l’homogénéisation de la production hebdomadaire : 28.8% de l’activité les mercredis contre 10.8 % les vendredis.
Conclusion : L’utilisation de cette méthode permet une réactivité opérationnelle pour le management de l’équipe pharmaceutique. Les informations recueillies ont permis d’identifier les points d’amélioration dans notre processus tout en renforçant efficacement les échanges avec les services clients. Ils constituent une base de réflexion factuelle pour conduire une modification des organisations notamment médicale. Ceci permet de nous projeter en vue de l’obtention d’une certification ISO 9001.
Mots clés : Indicateur, Qualité , Optimisation, Production
Matériels & méthode : Les indicateurs mesurés étaient :
• production : activité quotidienne, mensuelle, par discipline clinique…
• performance : le délai de mise à disposition et non-conformité…
• pharmacie clinique : validation pharmaceutique…
Tous ces indicateurs ont été modélisés dans Excel. Les données étaient issues de l’ordonnancier ou des requêtes statistiques du logiciel CHIMIO® version 5.7. La validation de la méthode s’est faite par comparaison avec les anciens indicateurs sur une même période de temps.
L’étude des axes d’amélioration et de l’interface client/ fournisseur a porté sur l’analyse des délais de livraisons et sur le pourcentage de molécules traceuses hors délais, ainsi que sur la répartition de la production journalière de janvier à juin 2018 pour l’hôpital de jours (HDJ).
Afin d’assurer la standardisation et la reproductibilité de la méthode automatisée, une procédure détaillant l’obtention des indicateurs a été formalisé, puis testée par plusieurs opérateurs.
Résultats & discussion : Les indicateurs obtenus avec la deuxième méthode n’ont pas mis en évidence de différence significative, permettant de valider cette méthode. Elle est plus efficiente (5 min mensuel vs 2h), reproductible et fiable quel que soit l’opérateur, grâce à l’utilisation de la procédure de recueil.
Les axes d’améliorations identifiés ont été :
• l’amélioration des délais de livraisons à l’HDJ : le taux moyen de molécules livrés hors délais de janvier à juin était de 13% avec un pic de 20,2% en juin
• l’homogénéisation de la production hebdomadaire : 28.8% de l’activité les mercredis contre 10.8 % les vendredis.
Conclusion : L’utilisation de cette méthode permet une réactivité opérationnelle pour le management de l’équipe pharmaceutique. Les informations recueillies ont permis d’identifier les points d’amélioration dans notre processus tout en renforçant efficacement les échanges avec les services clients. Ils constituent une base de réflexion factuelle pour conduire une modification des organisations notamment médicale. Ceci permet de nous projeter en vue de l’obtention d’une certification ISO 9001.
Mots clés : Indicateur, Qualité , Optimisation, Production