OPTIMISATION DE LA GESTION DES FLUIDES MEDICAUX GRACE A L’UTILISATION D’UN LOGICIEL DE TRAÇABILITE (HOPITRACK®)
Réf. 044 D
Victorine MOUCHEL1, Julie GIRAUD1, Delphine POZZI1, Nathalie PONS-KERJEAN1
1 : Pharmacie, Hôpital Louis-Mourier, 178 Rue des Renouillers, 92700 Colombes
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Résumé du poster
Introduction : Notre hôpital s’est doté en 2017 d’un logiciel de gestion et traçabilité des fluides médicaux (FM), Hopitrack®. Le circuit des FM de notre centre était jusqu’à présent désorganisé : dernier inventaire réalisé en 2012, aucune traçabilité de bouteilles ni suivi des dotations de service, facturation réalisée à distance de la dispensation, absence de gestion de stock. L’utilisation d’Hopitrack® n’est cependant pas encore optimisée. L’objectif est d’exploiter les fonctionnalités du logiciel pour améliorer la qualité du circuit des FM.
Matériels & méthode : Un inventaire des bouteilles (PUI et services) et un inventaire contradictoire avec les gaziers ont été réalisés en janvier 2019 et ont permis une mise à jour du logiciel. Une formation théorique et pratique à l’outil a été effectuée auprès de tout le personnel de la PUI. Après 3 mois d’utilisation en routine, l’exploitation d’Hopitrack® a été réalisée : répartition des bouteilles sur l’ensemble de l’hôpital, consommation moyenne journalière et hebdomadaire par FM et service, identification des péremptions, durée d’immobilisation des bouteilles.
Résultats & discussion : Le parc de bouteilles de l’hôpital est constitué de 418 bouteilles dont 146 à la PUI. L’inventaire contradictoire a mis en évidence 38 bouteilles « perdues », c’est-à-dire en location mais non trouvées physiquement. Celles-ci sont facturées à hauteur de 160 euros/mois (HT) à l’hôpital. La consommation quotidienne moyenne pour les différents FM représente 16% du stock PUI. Ce stock permet de couvrir 6,25 jours de consommation de FM dans les services. Les services renouvellent en moyenne 2,3 bouteilles/semaine avec une disparité entre services allant de 1,2 échanges/semaine pour la consultation de médecine (CS) à 13,6 pour l’hospitalisation en médecine interne (MI). Les consommations ont aussi été confrontées aux dotations comme par exemple en MI où la dotation d’Entonox®B5 est de 4 bouteilles pour une consommation de 0,3/semaine.
Hopitrack® a permis de localiser 8 bouteilles se périmant dans l’année, dont 3 dans les 6 mois. De plus, des bouteilles dormantes immobilisées dans les services ont été identifiées en particulier des bouteilles d’Entonox®B5 dont la durée moyenne d’immobilisation dans le service est de 283 jours en CS contre 35 en MI.
L’analyse des données du logiciel permet d’ajuster facilement les stocks de la PUI à la consommation des services. Le stock PUI de 6,25 jours est adapté au rythme d’approvisionnement bihebdomadaire et permet de parer aux éventuels retards de livraison. L’étude de la consommation et des données d’immobilisation par FM et par service facilite les révisions des dotations des services en concertation avec les cadres. En effet, certaines dotations se sont révélées inappropriées par rapport au besoin des services en FM. La localisation de bouteilles à péremption courte ou dormantes permet d’organiser régulièrement une rotation avec des services consommateurs.
Conclusion : Un logiciel de traçabilité permet l’optimisation du circuit des FM en termes de gestion des stocks et péremption, adaptation des dotations, mais aussi une maîtrise des dépenses de santé.
Mots clés : fluides médicaux, traçabilité, logiciel, maîtrise des coûts
Matériels & méthode : Un inventaire des bouteilles (PUI et services) et un inventaire contradictoire avec les gaziers ont été réalisés en janvier 2019 et ont permis une mise à jour du logiciel. Une formation théorique et pratique à l’outil a été effectuée auprès de tout le personnel de la PUI. Après 3 mois d’utilisation en routine, l’exploitation d’Hopitrack® a été réalisée : répartition des bouteilles sur l’ensemble de l’hôpital, consommation moyenne journalière et hebdomadaire par FM et service, identification des péremptions, durée d’immobilisation des bouteilles.
Résultats & discussion : Le parc de bouteilles de l’hôpital est constitué de 418 bouteilles dont 146 à la PUI. L’inventaire contradictoire a mis en évidence 38 bouteilles « perdues », c’est-à-dire en location mais non trouvées physiquement. Celles-ci sont facturées à hauteur de 160 euros/mois (HT) à l’hôpital. La consommation quotidienne moyenne pour les différents FM représente 16% du stock PUI. Ce stock permet de couvrir 6,25 jours de consommation de FM dans les services. Les services renouvellent en moyenne 2,3 bouteilles/semaine avec une disparité entre services allant de 1,2 échanges/semaine pour la consultation de médecine (CS) à 13,6 pour l’hospitalisation en médecine interne (MI). Les consommations ont aussi été confrontées aux dotations comme par exemple en MI où la dotation d’Entonox®B5 est de 4 bouteilles pour une consommation de 0,3/semaine.
Hopitrack® a permis de localiser 8 bouteilles se périmant dans l’année, dont 3 dans les 6 mois. De plus, des bouteilles dormantes immobilisées dans les services ont été identifiées en particulier des bouteilles d’Entonox®B5 dont la durée moyenne d’immobilisation dans le service est de 283 jours en CS contre 35 en MI.
L’analyse des données du logiciel permet d’ajuster facilement les stocks de la PUI à la consommation des services. Le stock PUI de 6,25 jours est adapté au rythme d’approvisionnement bihebdomadaire et permet de parer aux éventuels retards de livraison. L’étude de la consommation et des données d’immobilisation par FM et par service facilite les révisions des dotations des services en concertation avec les cadres. En effet, certaines dotations se sont révélées inappropriées par rapport au besoin des services en FM. La localisation de bouteilles à péremption courte ou dormantes permet d’organiser régulièrement une rotation avec des services consommateurs.
Conclusion : Un logiciel de traçabilité permet l’optimisation du circuit des FM en termes de gestion des stocks et péremption, adaptation des dotations, mais aussi une maîtrise des dépenses de santé.
Mots clés : fluides médicaux, traçabilité, logiciel, maîtrise des coûts