SÉCURISATION DU CIRCUIT DES CHIMIOTHÉRAPIES DANS LE CADRE D’UNE SOUS-TRAITANCE : RETOUR D’EXPÉRIENCE DE LA MISE EN PLACE D’UNE BASE MUTUALISÉE CHIMIO®.
Réf. 018 PT
Aurélie CHANE-KENE1, Hugo DA COSTA1, Sylvie RASPAUD1, Julia ROUSSEAU1
1 : Pharmacie, CHU Bicêtre, 78 rue du général leclerc, 94270 Le Kremlin-Bicêtre
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Résumé du poster
Introduction : Notre établissement réalise la production de 25000 unités de chimiothérapies injectables pour son propre compte (établissement prestataire, EP) et celui d’un autre établissement donneur d’ordre (EDO) (50%). Afin d’améliorer la sécurité du circuit des chimiothérapies, nous avons mutualisé les deux bases distinctes du logiciel d’aide à la prescription Chimio® (éditeur Computer Engineering). L’objectif était de réaliser un retour d’expérience de cette mise en place.
Matériels & méthode : 1/Préalablement à la mutualisation il fallait : définir la base utilisée ; s’assurer de la compatibilité des versions ; analyser et comparer les paramètres ; déterminer le mode d’identification des séjours et services de chaque site ; dénombrer les protocoles à ressaisir, préciser les responsabilités de chaque acteur : médecins, pharmaciens, éditeurs, informaticiens ; établir un échéancier précis et envisager le transfert de prescriptions sur ChimioWeb®. 2/Quatre mois après le démarrage, un questionnaire de satisfaction a été adressé aux personnels de l’unité de production de l’EP.
Résultats & discussion : Les versions de Chimio® et ChimioWeb® sont identiques (v.5.9.11116.1334 et v.5.9.11007.1222.2420509a respectivement) et la base choisie est celle de l’EDO, car l’interface de contrôle analytique est sur celle-ci. Sur les 2118 paramètres, 1895 (89.5%) étaient communs et 223 (10,5%) ont nécessité une harmonisation. Nous avons également harmonisé 110 DCI et 127 produits, mis à jour et ressaisi sur la BM 11 profils, 188 utilisateurs et 279 protocoles rattachés à l’EP. L’identification des séjours et services se fait avec un préfixe. Le transfert des historiques des patients étant non réalisable, 440 patients de l’EP ont été ré-inclus par 11 médecins dans la BM nécessitant un temps moyen par patient de 7,5 minutes soit 55 heures. Un an a été nécessaire pour la mise en œuvre. Après essai en base test, la mutualisation est effective depuis mars 2023 et la base de l’EP reste en droit de consultation. Concernant le questionnaire, 11 réponses ont été reçues avec une moyenne d’appréciation générale de 7,7/10 (écart-type 0,9). Les participants sont « Plutôt satisfaits » ou « Très satisfaits » des informations apportées sur la mutualisation et de l’ergonomie de la BM (gestion des stocks, suivi de l’activité, organisation de la production, contrôle analytique). Concernant le paramétrage, le ressenti diffère entre préparateurs et pharmaciens, ces derniers sont « très mécontents » : le paramétrage est contraignant et chronophage et l’absence d’historique sur la BM complique la validation des prescriptions.
Conclusion : En conclusion, la mise en place d’une BM demande un investissement important du personnel médical (ressaisie et validation des protocoles ; ré-inclusions de tous les patients en cours). Le retour d’expérience à quatre mois est positif sur l’organisation et la sécurisation du circuit malgré les contraintes liées aux paramétrages de la BM. Enfin, elle a permis de se mettre en conditions optimales dans la perspective de répondre à des innovations prochaines telles que la mise en place de l’interface Drugcam®.
Mots clés : pharmacotechnie, sécurisation, chimiothérapie, système d´information
Matériels & méthode : 1/Préalablement à la mutualisation il fallait : définir la base utilisée ; s’assurer de la compatibilité des versions ; analyser et comparer les paramètres ; déterminer le mode d’identification des séjours et services de chaque site ; dénombrer les protocoles à ressaisir, préciser les responsabilités de chaque acteur : médecins, pharmaciens, éditeurs, informaticiens ; établir un échéancier précis et envisager le transfert de prescriptions sur ChimioWeb®. 2/Quatre mois après le démarrage, un questionnaire de satisfaction a été adressé aux personnels de l’unité de production de l’EP.
Résultats & discussion : Les versions de Chimio® et ChimioWeb® sont identiques (v.5.9.11116.1334 et v.5.9.11007.1222.2420509a respectivement) et la base choisie est celle de l’EDO, car l’interface de contrôle analytique est sur celle-ci. Sur les 2118 paramètres, 1895 (89.5%) étaient communs et 223 (10,5%) ont nécessité une harmonisation. Nous avons également harmonisé 110 DCI et 127 produits, mis à jour et ressaisi sur la BM 11 profils, 188 utilisateurs et 279 protocoles rattachés à l’EP. L’identification des séjours et services se fait avec un préfixe. Le transfert des historiques des patients étant non réalisable, 440 patients de l’EP ont été ré-inclus par 11 médecins dans la BM nécessitant un temps moyen par patient de 7,5 minutes soit 55 heures. Un an a été nécessaire pour la mise en œuvre. Après essai en base test, la mutualisation est effective depuis mars 2023 et la base de l’EP reste en droit de consultation. Concernant le questionnaire, 11 réponses ont été reçues avec une moyenne d’appréciation générale de 7,7/10 (écart-type 0,9). Les participants sont « Plutôt satisfaits » ou « Très satisfaits » des informations apportées sur la mutualisation et de l’ergonomie de la BM (gestion des stocks, suivi de l’activité, organisation de la production, contrôle analytique). Concernant le paramétrage, le ressenti diffère entre préparateurs et pharmaciens, ces derniers sont « très mécontents » : le paramétrage est contraignant et chronophage et l’absence d’historique sur la BM complique la validation des prescriptions.
Conclusion : En conclusion, la mise en place d’une BM demande un investissement important du personnel médical (ressaisie et validation des protocoles ; ré-inclusions de tous les patients en cours). Le retour d’expérience à quatre mois est positif sur l’organisation et la sécurisation du circuit malgré les contraintes liées aux paramétrages de la BM. Enfin, elle a permis de se mettre en conditions optimales dans la perspective de répondre à des innovations prochaines telles que la mise en place de l’interface Drugcam®.
Mots clés : pharmacotechnie, sécurisation, chimiothérapie, système d´information